خمسة نصائح للكتابة المهنية
عادةً
ما تُستخدم الكتابة المهنية للتواصل بخصوص السياسات أو الإجراءات أو الأعمال
الرسمية ذات الصلة داخل الشركات، وغالباً ما يتم كتابتها من منظور رسالة واحدة للجميع،
تبث كرسالة إلى الجمهور، بدلاً من التواصل الفردي بين الأشخاص. يمكن استخدامها أيضاً
لتحديث المعلومات حول أنشطة مشروع معين، أو لإبلاغ مجموعة معينة داخل الشركة بحدث
أو إجراء أو احتفال.
غالباً
ما يكون الغرض من الرسائل المهنية هو الإعلام، ولكنها تتضمن أحيانًا عنصر إقناع أو
دعوة للعمل. وكما نعرف جميع الشركات لديها شبكات اتصال رسمية وغير رسمية تنقل من
خلالها رسائلها إلى المستهدفين داخل الشركة.
تنسيق
الرسالة المهنية
تحتوي
الرسالة الجيدة على عنوان يشير بوضوح إلى مرسلها والمستلمين المقصودين. انتبه إلى منصب
الفرد (الأفراد) في هذا الجزء، يجب أن تحتوي الرسالة أيضاً على التاريخ والموضوع،
متبوع بنص يحتوي على الإعلان والمناقشة والملخص.
في
تنسيق أي كتابة، نتوقع رؤية مقدمة وجسم وخاتمة. كل هذه الأشياء موجودة أيضاً في الرسالة
المهنية، ولكل جزء هدف واضح. نحرص في الافتتاحية أن نقدم جملة توضيحية للإبلاغ عن
الموضوع الرئيسي، في الجسم نوضح المناقشة أو نسرد النقاط الرئيسية المرتبطة بالموضوع،
والاستنتاج يكون بمثابة ملخص للرسالة.
دعونا
الآن نقدم خمس نصائح للرسائل المهنية الفعالة
1.
اتجاه الجمهور
ضع
في اعتبارك دائمًا الجمهور واحتياجاته عند التواصل المهني. قد لا تكون بعض الكلمات
أو المفاهيم المعروفة لديك واضحة أو مفهومة لجميع الموظفين، وإذا تم نشر الرسالة
وتوزيعها داخل الشركة، فإن الهدف هو التواصل الواضح والموجز على جميع المستويات
دون أي غموض.
2.
المهنية، نغمة رسمية
غالبًا
ما تكون الرسائل المهنية عبارة عن إعلان لحدث أو قرار ما، ويتحدث الشخص المرسل نيابة
عن جزء من الشركة أو كلها. على الرغم من أنه قد يحتوي على طلب للحصول على تعليقات،
إلا أن الإعلان نفسه خطي، من الشركة إلى الموظفين. قد يكون للرسالة وضع قانوني
لأنها تعكس غالباً سياسات أو إجراءات، وقد تشير إلى سياسة قائمة أو جديدة في دليل الموظف،
كن حذراً.
3.
التركيز على العنوان
عادة
ما يتم الإعلان عن الموضوع في العنوان ويجب أن يكون واضحاً ومختصراً. إذا كانت الرسالة
تعلن عن الاحتفال بعطلة ما، على سبيل المثال، فيجب تسمية العطلة المحددة في العنوان
بشكل واضح.
4.
تنسيق مباشر
تسمح
بعض الرسائل الغير مهنية المكتوبة بالاختيار بين الصيغ المباشرة وغير المباشرة،
لكن التواصل المهني يجب أن يكون دائماً مباشر. يتم الإعلان عن الغرض بوضوح.
5.
الموضوعية
الرسائل
المهنية هي مكان للحقائق فقط، ويجب أن يكون لها طابع موضوعي بدون تحيز شخصي أو
تفضيل أو اهتمام معروض. تجنب الذاتية.
سنكمل
الحديث إن شاء الله في الكتابات القادمة عن مهارات الكتابة المهنية، لنتزود أكثر
بهذه المهارات الحيوية في العصر الرقمي القائم على التواصل المقروء.
تعليقات
إرسال تعليق