التخطي إلى المحتوى الرئيسي

خمسة نصائح للكتابة المهنية

 خمسة نصائح للكتابة المهنية

عادةً ما تُستخدم الكتابة المهنية للتواصل بخصوص السياسات أو الإجراءات أو الأعمال الرسمية ذات الصلة داخل الشركات، وغالباً ما يتم كتابتها من منظور رسالة واحدة للجميع، تبث كرسالة إلى الجمهور، بدلاً من التواصل الفردي بين الأشخاص. يمكن استخدامها أيضاً لتحديث المعلومات حول أنشطة مشروع معين، أو لإبلاغ مجموعة معينة داخل الشركة بحدث أو إجراء أو احتفال.

غالباً ما يكون الغرض من الرسائل المهنية هو الإعلام، ولكنها تتضمن أحيانًا عنصر إقناع أو دعوة للعمل. وكما نعرف جميع الشركات لديها شبكات اتصال رسمية وغير رسمية تنقل من خلالها رسائلها إلى المستهدفين داخل الشركة.

تنسيق الرسالة المهنية

تحتوي الرسالة الجيدة على عنوان يشير بوضوح إلى مرسلها والمستلمين المقصودين. انتبه إلى منصب الفرد (الأفراد) في هذا الجزء، يجب أن تحتوي الرسالة أيضاً على التاريخ والموضوع، متبوع بنص يحتوي على الإعلان والمناقشة والملخص.

في تنسيق أي كتابة، نتوقع رؤية مقدمة وجسم وخاتمة. كل هذه الأشياء موجودة أيضاً في الرسالة المهنية، ولكل جزء هدف واضح. نحرص في الافتتاحية أن نقدم جملة توضيحية للإبلاغ عن الموضوع الرئيسي، في الجسم نوضح المناقشة أو نسرد النقاط الرئيسية المرتبطة بالموضوع، والاستنتاج يكون بمثابة ملخص للرسالة.

دعونا الآن نقدم خمس نصائح للرسائل المهنية الفعالة

1.     اتجاه الجمهور

ضع في اعتبارك دائمًا الجمهور واحتياجاته عند التواصل المهني. قد لا تكون بعض الكلمات أو المفاهيم المعروفة لديك واضحة أو مفهومة لجميع الموظفين، وإذا تم نشر الرسالة وتوزيعها داخل الشركة، فإن الهدف هو التواصل الواضح والموجز على جميع المستويات دون أي غموض.

2.     المهنية، نغمة رسمية

غالبًا ما تكون الرسائل المهنية عبارة عن إعلان لحدث أو قرار ما، ويتحدث الشخص المرسل نيابة عن جزء من الشركة أو كلها. على الرغم من أنه قد يحتوي على طلب للحصول على تعليقات، إلا أن الإعلان نفسه خطي، من الشركة إلى الموظفين. قد يكون للرسالة وضع قانوني لأنها تعكس غالباً سياسات أو إجراءات، وقد تشير إلى سياسة قائمة أو جديدة في دليل الموظف، كن حذراً.

3.     التركيز على العنوان

عادة ما يتم الإعلان عن الموضوع في العنوان ويجب أن يكون واضحاً ومختصراً. إذا كانت الرسالة تعلن عن الاحتفال بعطلة ما، على سبيل المثال، فيجب تسمية العطلة المحددة في العنوان بشكل واضح.

4.     تنسيق مباشر

تسمح بعض الرسائل الغير مهنية المكتوبة بالاختيار بين الصيغ المباشرة وغير المباشرة، لكن التواصل المهني يجب أن يكون دائماً مباشر. يتم الإعلان عن الغرض بوضوح.

5.     الموضوعية

الرسائل المهنية هي مكان للحقائق فقط، ويجب أن يكون لها طابع موضوعي بدون تحيز شخصي أو تفضيل أو اهتمام معروض. تجنب الذاتية.

سنكمل الحديث إن شاء الله في الكتابات القادمة عن مهارات الكتابة المهنية، لنتزود أكثر بهذه المهارات الحيوية في العصر الرقمي القائم على التواصل المقروء.

تعليقات

إرسال تعليق

المشاركات الشائعة من هذه المدونة

3 خطوات للنجاح في المقابلات الوظيفية

تمثل المقابلات الوظيفية – بالنسبة لمعظمنا – تحدي مقلق نتعثر فيه كثيراً، ومطلوب منا أن نلعب فيها دور البطولة بإتقان. سأحاول اليوم أن أشارك معك 3 مهارات أساسية للتمكن من تجاوز هذا التحدي بسهولة وتقترب خطوة من الفرصة الكبيرة التي نحلم بها. 1. خطط جيداً للانطباع الأول عندما يوجه لك السؤال المفتوح: أخبرنا عن نفسك؟ من أين يجب أن تبدأ؟ بالطبع لا يجب أن تبدأ الحديث من أول الحياة المهنية، المقابلون لا يريدون ملخصاً لسيرة حياتك، لكنهم يريدوا التأكد من أنك الشخص المناسب لهذه الوظيفة. لذا أعطهم ما يريدون، واحرص عند الحديث على التواصل البصري المستديم، أنت المتحكم هنا، قرر أي أجزاء من قصتك تستحق أن يسلط عليها الضوء، وما الرسالة الرئيسية التي تريد إيصالها. رواية القصص المشوقة هي سلاح سري، من خلالها ستصبح مرشح لا ينسى. 2. سوق لنقاط قوتك في المقابلات الوظيفية، الحديث عن نقاط القوة ومزايا الذات ليس ممقوتاً، ليس تفاخراً ومباهاة غير ضرورية، ولكن تسويقاً واعياً للذات والقدرات، والتسويق للذات مهارة أساسية يجب إتقانها إذا كنت تريد الفوز بمسار مهني متميز. استفد من الفرص السياقية في الحديث لتسليط الضوء على نقا...
إرسال تعليق
قراءة المزيد

ما هو الاسم التجاري لرب العمل؟

يعتبر هذا المفهوم قديم إلى حد ما، تم ممارسته لأكثر من 80 عامًا وأثبت أنه طريقة فعالة للغاية ودائمة للحصول على القيمة وتوليدها (القيمة التي يتم تقديمها للموظفين أو ما يمكن تسميته العميل الداخلي). يجب أن نعرف أن الاسم التجاري لصاحب العمل هو أكثر من مجرد صورة إيجابية، لكنه يعتبر استراتيجية عمل حقيقية تساهم في زيادة الإنتاجية، وتقوية هوامش الربح، وتقليل معدل دوران الموظفين، وخفض تكاليف التوظيف. والأهم من ذلك كله من وجهة نظري، أنه محرك توظيف يمكنه جذب الأشخاص المناسبين الذين يشاركوك رؤيتك وأهدافك لمستقبل شركتك. بلغة دقيقة ممكن نقول إن الاسم التجاري لرب العمل هو الوعد الذي تقدمه للمواهب. أو مجموعة من السمات والصفات - غالبًا ما تكون غير ملموسة - التي تجعل الشركة مميزة، وتَعِد بنوع معين من تجربة العمل. بلغة أسهل ممكن أن نقول إن الاسم التجاري لرب العمل هو العمل على صناعة تصور عن الشركة وكأنها مكان رائع للعمل. وممكن نعتبرها مثل العلامة التجارية للشركة، لكن مع التركيز على الموظفين بدلاً عن العملاء. الرابط المشترك الذي جمع بين التسويق والموارد البشرية هو العميل، التسويق يركز على العميل الخارجي وال...
إرسال تعليق
قراءة المزيد

سجن الهوية

  سجن الهوية عندما كنت صغيراً تعلقت كثيراً برياضة كرة القدم، خصصت لها الوقت الطويل والجهد الكبير، حتى أني في ذات مرة رأيت أرض واسعة مفتوحة فيها العديد من الأحجار والنفايات والأشواك، فقمت بتجهيزها وتنظيفها لأيام طويلة لتصبح مناسبة للعب مباراة كرة قدم لفريق كامل، أصبحت هذه الأرض ملعباً لفترة وجيزة لبعض الشباب ولم أستطع أن ألعب فيها إلا مباراة واحدة، اليوم هذه الأرض الشاسعة تحوي بيتاً واسعاً وفخماً. كنت أفكر بكرة القدم وأشعر بها وأحلم بارتداء أحذية وملابس المشاهير من اللاعبين آنذاك مثل مارادونا وروماريو ورونالدوا والكابتن ماجد والكابتن رابح، إلا أنني بالحقيقة لم أكن أُحسن ممارسة كرة القدم، ومرات قليلة هي التي لعبت فيها مباريات كاملة، والذكرى الوحيدة المتبقية لي منها هي الركلة الشديدة التي تلقيتها على وجهي من أحد الشباب الذي مصادفةً رأيته قبل يومين بينما أنا أنفذ برنامج تدريبي في أحد الأماكن المخصصة لرعاية المناسبات.. ذكرت هذه القصة بعد رؤيتي لذلك الشخص وأنا أمارس مهنة التدريب. كان هناك سؤال واحد منعني من غض الطرف عن ممارسة الرياضة التي كنت فاشل فيها؛ السؤال هو "إذا لم أكن لاع...
إرسال تعليق
قراءة المزيد